RO e-Factura fără griji - tot ce ai nevoie, deja în abonamentul Keez
RO e-Factura nu trebuie să îți dea bătăi de cap. Nu trebuie să-ți pese de semnătură electronică, de regula celor 5 zile lucrătoare, de erori indescifrabile sau de haosul arhivării. Keez gestionează complet tot fluxul RO e-Factura — de la emitere până la arhivare — inclus în abonamentul tău.
8.500 +
200.000 +
1.800.000+
La Keez nu ai nevoie de o semnătură digitală proprie pentru sistemul RO e-Factura. Keez utilizează propria semnătură electronică — în baza procurii notariale semnate la începutul colaborării — și depune facturile tale direct în SPV (Spațiul Privat Virtual, portalul oficial ANAF) la o simplă apăsare de buton.
- Fără token: nu mai achiziționezi și nu mai reînnoiești anual un certificat digital.
- Fără instalare de software: nu pierzi ore cu configurarea mediului de semnătură.
- Fără griji de expirare: Keez menține semnătura validă non-stop, inclusiv pentru extrasele de trezorerie și comunicările ANAF.
- Fără declarare la ANAF: nu treci prin birocrația înregistrării propriei semnături în SPV.
Alte sisteme de facturare trimit documentul la ANAF, dar nu verifică dacă va fi acceptat. La Keez, factura este trimisă doar după ce știm că este corectă — primești confirmarea oficială a ANAF că documentul transmis este valid.
RO e-Factura folosește formatul XML (un standard tehnic de structurare a datelor, recunoscut de sistemele informatice) — Keez generează și validează automat acest fișier, fără să fie nevoie să știi ce conține.
- Date validate zilnic la ANAF: CUI-ul și adresa clientului tău sunt verificate automat în fiecare noapte. Nu trebuie să faci nimic.
- Cota TVA mereu corectă: când ANAF modifică o cotă, Keez o actualizează automat. La următoarea factură, cota este deja cea legală.
- Confirmare oficială: Keez primește și afișează confirmarea ANAF că documentul transmis este valid.
- Dacă greșim, plătim: ne asumăm contractual responsabilitatea pentru erorile noastre. Servicii de contabilitate cu plasă de siguranță.
La Keez, contabilitatea este live. Asta înseamnă că facturile nu se acumulează până la finalul lunii — ele intră în contabilitate imediat ce sunt emise sau aprobate. Lucrul acesta se potrivește perfect cu modul în care funcționează RO e-Factura: facturile sunt deja transmise la ANAF în timp real, iar acum sunt și contabilizate în timp real.
- Facturi înregistrate zilnic: nu mai există „vârf de lună" în care contabilul procesează stive de documente acumulate. Fiecare factură intră în evidențe în ziua emiterii.
- Rapoarte P&L mereu la zi: profitul și pierderea sunt reflectate imediat. Știi oricând, în timp real, cum stă afacerea ta.
- Fără discrepanțe: nu pot apărea cifre diferite între rapoartele de facturare și cele contabile. O singură sursă de adevăr, mereu corectă.
- Contabilul lucrează constant, nu în rafale: procesarea zilnică elimină perioadele de supraîncărcare și garantează atenție sporită la detalii — câștig de timp atât pentru contabil, cât și pentru tine.
Keez merge mai departe de RO e-Factura și integrează Open Banking — conexiunea directă cu contul bancar al firmei tale. Rezultatul: toate mișcările de bani (încasări și plăți) ajung automat în platformă, zilnic, alături de facturile tale. Ai tabloul financiar complet al firmei, fără să exporți nimic manual.
- Date bancare zilnice automate: extrasele de cont sunt preluate automat în fiecare zi prin Open Banking. Nu mai trimiți tu extrase contabilului.
- Știi imediat ce s-a încasat: Keez potrivește plățile din bancă cu facturile din RO e-Factura — vezi instant care facturi au fost încasate și care nu, fără să verifici manual în bancă.
- Imagine completă în timp real: facturi emise + facturi primite + încasări + plăți = tabloul financiar complet al firmei, disponibil oricând în aplicație.
- Zero muncă manuală: nu mai trimiți extrase, nu mai aștepți rapoarte lunare. Informația circulă singură.
De ce un sistem integrat este mai bun decât
mai multe aplicații separate
RO e-Factura, contabilitate live și Open Banking sunt mai valoroase împreună. Dar Keez acoperă tot ce are nevoie o firmă: facturare, salarizare, gestiune, contabilitate și fiscalitate — toate conectate între ele, fără exporturi, fără reconcilieri manuale, fără informații contradictorii între sisteme.
Un antreprenor care folosește aplicații separate (o aplicație pentru facturare, alta pentru salarii, alta pentru contabilitate) pierde timp cu transferul datelor, riscă erori la interfețe și nu are niciodată o imagine completă în timp real.
Keez este mai mult decât un software. Ai acces la experți care te ajută să înțelegi și să iei decizii bune:
- Webinar săptămânal, vineri de la ora 17:00: toți clienții Keez pot adresa întrebări live — fiscal, contabil, salarizare. Gratuit, inclus în abonament.
- Răspunsuri directe în aplicație, prin canalul Connect: comunicare rapidă cu echipa ta de specialiști.
- Suport telefonic pentru urgențe.
Un sistem integrat care face facturare, salarizare, gestiune, contabilitate și fiscalitate — și care oferă și ajutor real când ai nevoie — este cea mai bună soluție pentru un antreprenor care vrea să crească fără să se piardă în birocrație.
Facturile emise din Keez intră automat în contabilitate și sunt reflectate imediat în rapoartele de profit și pierdere (P&L). Nu mai trimiți facturi manual prin e-mail sau export Excel, nu mai dai acces contabilului în alt sistem — totul este integrat nativ.
- Fără exporturi manuale: documentul ajunge în contabilitate din momentul emiterii, fără pași intermediari.
- Corecție instantă: orice modificare pe o factură se reflectă imediat în cifre. Dacă luna este închisă, Keez te protejează și blochează modificarea directă.
- Niciun risc de discrepanță: nu pot apărea cifre diferite între rapoartele de facturare și cele contabile.
Keez descarcă automat facturile de la furnizori direct din SPV și le transformă în notificări clare în aplicație. Nu mai depinzi de nimeni să le descarce și să ți le trimită — procesul este instant, disponibil pe desktop și pe mobil.
- Inbox inteligent: fiecare factură primită apare ca mesaj cu opțiunile Aprobă sau Respinge. Nimic nu intră în contabilitate fără acordul tău.
- IBAN pre-completat: în raportul de facturi de plătit, datele bancare ale furnizorului sunt extrase automat de pe factură.
- Fără duplicate: Keez detectează automat facturile trimise de mai multe ori greșit de furnizor și generează un raport de documente duplicate.
- Flexibilitate la negociere: poți lăsa o factură contestată în așteptare luni întregi și o aprobi direct din Keez după renegociere — fără să ceri furnizorului să o retrimită.
Din momentul în care RO e-Factura a devenit obligatorie pentru tranzacțiile B2B (1 ianuarie 2024) și B2C (1 ianuarie 2025), clienții Keez nu au schimbat nimic în felul în care lucrează — toate cerințele de conformitate sunt gestionate de platformă:
- Actualizare constantă a datelor: CUI-uri, adrese, setul de taxe aplicabile — toate actualizate din ANAF în fiecare noapte.
- Depunere directă în SPV: un singur buton „Depune" — sau depunere complet automată.
- Protecție la facturile neconforme: opțiunile Ignoră sau Refuză pentru facturile primite în format PDF/editabil, pentru a păstra exclusiv originalele RO e-Factura.
- Validare la depunere: fiecare factură este verificată conform cerințelor ANAF. Dacă fișierul a fost modificat sau este incomplet, Keez blochează înregistrarea și te anunță.
Keez oferă o opțiune de autodepunere care elimină complet stresul transmiterii manuale. Tu decizi regula, Keez execută:
- Alegi ziua depunerii: în ziua emiterii, a doua zi sau a treia zi — facturile validate sunt trimise automat la ANAF.
- Protecție inteligentă anti-amenzi: dacă emiți azi o factură cu data din urmă și ai setat 3 zile de așteptare, Keez calculează termenul legal de 5 zile lucrătoare și depune instant dacă e necesar.
- Fără semnătură electronică proprie: autodepunerea folosește semnătura platformei Keez.
Regulile pentru RO e-Factura la tranzacțiile internaționale sunt complexe. Keez cunoaște toate excepțiile legislative și ghidează automat procesul:
- Servicii IT pentru firme din UK: nu se depun în RO e-Factura — Keez marchează automat factura cu statusul „Nu e cazul".
- Servicii consumate local (ex. chirie sediu în România pentru o firmă din UK): depunere obligatorie — Keez depune automat.
- Bunuri cu risc fiscal livrate în afara României: raportare obligatorie în RO e-Factura.
- Bifa „Prestare la furnizor": dacă un serviciu extern se consumă de fapt în România, bifezi o opțiune pe factură și Keez redirecționează automat spre RO e-Factura.
- Facturile de servicii primite din străinătate: se justifică în continuare cu PDF — nu se schimbă nimic pentru achizițiile de la furnizori externi.
ANAF păstrează facturile în SPV doar 60 de zile. Un sistem standard te lasă să le descarci și să le organizezi singur sub presiunea acestui termen. La Keez, arhivarea este automată și permanentă:
- Descărcare nocturnă din SPV: toate facturile (emise și primite) sunt preluate automat în fiecare noapte, indiferent dacă au fost sau nu aprobate.
- Stocare Cloud securizată: facturile sunt păstrate pe toată durata legală de arhivare, organizate și ușor de regăsit.
- Căutare avansată: găsești orice factură din ultimii ani în câteva secunde — după dată, furnizor, sumă sau număr document.
- Flexibilitate la renegociere: poți lăsa o factură neaprobată luni de zile și o aprobi direct din Keez oricând, fără s-o cauți prin e-mailuri.
Dacă apare o eroare la depunerea unei RO e-Facturi, sistemul afișează statusul „Cu erori" și echipa Keez intervine. De cele mai multe ori, știm de eroare înainte ca tu să o observi.
RO e-Factura folosește formatul XML pentru comunicarea cu sistemele ANAF. Când o factură generează o eroare de format sau de validare, Keez identifică și remediază automat problemele tehnice — tu primești fie factura depusă corect, fie o notificare clară cu ce trebuie corectat pe conținut.
- Intervenție proactivă: echipa de suport monitorizează erorile și le remediază fără să ai nevoie să sesizezi tu situația.
- Ghidaj clar când e necesar: dacă eroarea necesită o corecție pe factură din partea ta, te contactăm și te îndrumăm exact.
- Canal rapid de semnalare: observi un document blocat? Semnalează în aplicație pe canalul Connect > Admin — echipa preia imediat.
Întrebări frecvente despre RO e-Factura
Răspunsuri clare la cele mai comune întrebări despre sistemul național RO e-Factura și cum te ajută Keez.
RO e-Factura este sistemul electronic pus la dispoziție de ANAF prin care se transmit, stochează și descarcă facturile între toate persoanele juridice din România sau cu locul prestării în România. Facturile se transmit în format XML (un standard tehnic de structurare a datelor) în Spațiul Privat Virtual (SPV — portalul oficial ANAF), iar după validarea de către ANAF primesc sigiliul Ministerului Finanțelor — singura formă recunoscută legal pentru tranzacțiile B2B. Sistemul a intrat în vigoare de la 1 ianuarie 2024.
Toate firmele din România pentru tranzacțiile B2B (din 1 ian. 2024) și B2C, inclusiv către persoane fizice (din 1 ian. 2025). Instituțiile publice au de asemenea obligația să transmită prin RO e-Factura. Din 1 iunie 2026, obligația se extinde și la contractele de drepturi de autor.
5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Keez calculează automat acest termen și, dacă ai activat autodepunerea, prioritizează transmiterea pentru a evita orice depășire.
Amenzile variază în funcție de categoria contribuabilului: 1.000–2.500 lei pentru alte persoane juridice, 2.500–5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și 5.000–10.000 lei pentru marii contribuabili.
Da, din 1 ianuarie 2025 toate facturile emise către persoane fizice (B2C) trebuie raportate în RO e-Factura. Identificarea cumpărătorului (CNP) este opțională — câmpul poate fi completat cu o valoare neutră dacă nu colectezi datele personale ale clientului.
Nu. Bonurile fiscale nu intră în sistemul RO e-Factura.
Nu. Comisioanele bancare nu implică facturi și, prin urmare, nu necesită RO e-Factura.
Depinde de tipul serviciului sau bunului. Facturile către firme din străinătate pentru servicii consumate în afara României nu se depun în RO e-Factura. De exemplu, serviciile IT prestate pentru o firmă din Marea Britanie nu se depun. Dacă facturezi servicii consumate pe teritoriul României (ex. chirie sediu), depunerea este obligatorie. Keez cunoaște toate excepțiile și marchează automat facturile cu statusul „Nu e cazul" sau „Nedepusă".
Da. Pentru achizițiile de servicii de la firme din străinătate nu se schimbă nimic — PDF-ul rămâne valid ca document justificativ.
Nu. Facturile externe (non-România) nu se depun în RO e-Factura.
Facturile către clienții din străinătate nu se trimit în RO e-Factura. Keez îți indică automat care facturi trebuie sau nu depuse și le transmite doar pe cele obligatorii, în momentul în care apeși butonul de depunere sau dacă ai activat autodepunerea.
Nu, dacă ești client Keez. Utilizăm propria semnătură electronică pentru a transmite facturile tale în SPV — economisești costul anual al token-ului și orele de instalare și configurare a software-ului.
Nu. Dacă folosești Keez, nu ai nevoie de nimic altceva — vom folosi semnătura noastră digitală. Dacă nu folosești Keez, vei avea nevoie de semnătură electronică înregistrată în SPV.
Autorizarea Keez nu este limitată doar la RO e-Factura — este o autorizare generală pentru contabilitatea firmei tale (similar cu situația declarațiilor fiscale). Alte softuri de facturare au acces limitat strict la RO e-Factura, fără posibilitatea de a accesa restul SPV-ului.
Nu. Keez nu împrumută semnătura pentru alte aplicații de facturare.
A doua factură nu va fi acceptată de ANAF — sistemul detectează duplicatul. La Keez există în plus un raport automat de documente duplicate care te avertizează și te protejează de plăți duble.
Da, ai posibilitatea de a refuza o factură și poți scrie o notă către emitent privind motivul refuzului.
Trebuie emis un storno pe factura greșită, încărcat în ANAF, refăcută factura corectă și încărcată și aceasta. Keez te ghidează prin acest proces și aplică automat regulile de protecție pentru lunile deja închise.
Obligația de a emite RO e-Factura revine furnizorului. Dacă nu emite factura sau o emite pe CUI incorect, situația este similară cu orice furnizor neserios. Poți cere expertului contabil să depună o declarație că furnizorul nu a depus factura (D800).
ANAF are facturile arhivate intern — sunt disponibile pentru ei, dar nu public online. Funcționează similar unui sistem de e-mail care arhivează automat mesajele vechi. Keez descarcă și stochează toate facturile înainte de expirarea termenului de 60 de zile, asigurând accesul tău permanent.
Orice factură emisă de un furnizor apare în SPV. Keez o descarcă în fiecare noapte, dar nu o introduce automat în contabilitate — responsabilitatea acceptării (trecerea din SPV în Contabilitate) îți revine ție, ca Administrator. Keez te avertizează când ai facturi noi, le salvează, le transformă din format XML în format vizual ușor de citit (PDF/imagine), iar tu decizi: Acceptă sau Respinge.
În anumite condiții da — de exemplu dacă serviciul nu s-a prestat sau există vicii în factură. Serviciile deja efectuate nu se pot storna în mod normal, deoarece se datorează impozite și taxe pe ele, iar stornarea le-ar reduce artificial.
Orice factură emisă către o persoană fizică, chiar dacă emitentul trebuie să o trimită în eFactura, nu intră în facturile firmei din RO e-Factura — se trimite în continuare în format PDF sau scanată către contabilitate.
La fel ca înainte de RO e-Factura: emiți factura conform contractului. Refuzul aprobării în aplicație nu anulează obligația de plată — acesta este un aspect comercial/contractual, nu tehnic.
Nu ai posibilitatea să trimiți în SPV facturi în numele unei firme pentru care nu ai drept de depunere. Autofacturarea urmează regulile standard — contactează echipa Keez pentru îndrumare specifică situației tale.
În teorie, orice plată în avans ar trebui însoțită de o factură de avans. Anumiți furnizori pot beneficia de tratament special. Verifică că orice factură pe care ei o decontează din avans există și în SPV, altfel înregistrarea nu va fi validă.
